Bostadsrättsföreningen Masken 34, organisationsnummer 716421-6132, (”vi”eller ”bostadsrättsföreningen”nedan), värnar om din integritet och strävar efter att personuppgifter alltid hanteras på bästa sätt och i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser. Bostadsrättsföreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingar av dina personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet. Se information nedan om när vi inte är personuppgiftsansvariga.
Integritetspolicyn beskriver vilka personuppgifter vi samlar in från dig genom våra interaktioner med dig och hur vi använder personuppgifterna. Integritetspolicyn beskriver även dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Du kan alltid kontakta oss om du har frågor kring integritetsskydd och behandling av personuppgifter genom att skicka ett e-postmeddelande till styrelsen@brfmasken34.se.
Vad är personuppgifter och vad är en behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som äri livet. Personuppgifter är t.ex. namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, fotografier, lägenhetsnummer, betalningshistorik m.m. Behandling av personuppgifter är allt som görs med personuppgifter, exempelvis insamling, bearbetning, ändring, lagring, läsning, utlämning, avidentifiering eller radering.
Hur använder vi personuppgifter?
Generellt kan sägas att vi använder dina personuppgifter för att förvalta bostadsrättsföreningens fastigheter och för att upplåta bostäder och lokaler åt medlemmarna och hyresgäster. Vi använder även personuppgifter för att informera dig om bostadsrättsföreningen. Nedan följer ändamålen och behandlingar vi vidtar med personuppgifter hos oss.
Medlemsärenden
Vi behandlar personuppgifter i syfte att hantera medlemsärenden, t.ex. för att kommunicera med dig och besvara förfrågningar som kommer in till styrelsen eller förvaltare. Personuppgifter kan också komma att behandlas i mötesprotokoll vid styrelsemöten. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigare intresse av att hantera medlemsärenden. De personuppgifter som behandlas är identitetsuppgifter såsom namn, adress, e-postadress, telefonnummer, korrespondens med dig och information om ärendet. Personuppgifterna bevaras under ärendehanteringstiden och för den tid därefter som är nödvändig för att kunna hantera ärendet ifall det t.ex. dyker upp följdfrågor om hur ärendet hanteras.För personuppgifter som förekommer i mötesprotokoll från styrelsemöten bevaras för arkivändamål enligt lag så länge föreningen består.
Medlems-och lägenhetsförteckning
Vi behandlar personuppgifter i syfte att föra medlems-och lägenhetsförteckning, t.ex. för att administrera inträde och utträde av medlemmar i bostadsrättsföreningen, upprätthålla register över bostadsrättsföreningens medlemmar och register över de lägenheter som är upplåtna med bostadsrätt. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åligger bostadsrättsföreningen enligt lag. De personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress, lägenhetsnummer, antal rum och yta och uppgifter om insats och pantförhållanden. Medlemsförteckningen ska sparas så länge föreningen består och sju år därefter. Detsamma gäller lägenhetsförteckningen. Om medlem avflyttar ska det anges i medlemsförteckningen och personuppgifterna ska sparas i sju år innan de raderas.
Administrera avier
Vi behandlar personuppgifter i syfte att administrera avier för avgifter, t.ex. årsavgift, överlåtelseavgift, pantsättnings avgift och avgift för andrahandsupplåtelse. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åligger föreningen. De personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, lägenhetsnummer, andelsvärde och storlek på lägenheten och summan av avgiften. Personuppgifterna bevaras den tid du är medlem i föreningen och en tid om sju år därefter enligt bokföringslagen.
Fullgöra rättsliga förpliktelser
Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra rättsliga förpliktelser som att följa tillämplig lagstiftning, t.ex. bostadsrättslagen, lag om ekonomiska föreningar, bokföringslagen och dataskyddslagstiftning såsom dataskyddsförordningen och lagen om kompletterande bestämmelser till dataskyddsförordningen. De personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress, lägenhetsnummer, andelsvärde och insats och tidpunkt för inträde i föreningen.
Kommunikation
Vi behandlar personuppgifter i syfte att kommunicera med medlemmar och hyresgäster, t.ex. för att skicka nyhetsbrev, informera om ärenden och bjuda in till föreningsstämma eller städdagar. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att tillhandahålla information om bostadsrättsföreningen. De personuppgifter som behandlas är namn, adress, e-postadress, telefonnummer och lägenhetsnummer. Personuppgifterna bevaras under den tid du är medlem eller bor i föreningen.
Namntavla i entrén, lägenhetsdörrar och förråd
Vi behandlar namn och våning i namntavlan i entrén för att boende och besökare till de som bor fastigheterna ska kunna hitta var de boende bor och för att posten ska delas ut till rätt adress. Vidare behandlas namn på lägenhetsdörrar för samma syften. Lägenhetsnummer framgår på förråden eftersom dessa tilldelas lägenheten personen bor i. Personuppgifterna bevaras under den tid du är medlem eller bor i föreningen.
Listor i trapphus och tvättstuga
Vi behandlar namn i listor i trapphuset för att underlätta administration av städansvar och kommunikation om städningen i föreningen. Vi behandlar även namn och lägenhetsnummer i en lista i tvättstugan för att underlätta kommunikation mellan medlemmarna för ordning i och bokning av tvättstugan. Behandlingarna är nödvändiga för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hålla föreningen välskött och underlätta kommunikation mellan medlemmar. De personuppgifter som behandlas är namn och lägenhetsnummer. Personuppgifterna bevaras under den tid du är medlem eller bor i föreningen.
Mottagare av personuppgifter
Vi överför eller delar dina personuppgifter med utvalda mottagare om det är nödvändigt för ändamålet för vilket personuppgifterna samlats in, t.ex. för att tillhandahålla en tjänst eller liknande som du begärt. Personuppgiftsbiträden är de företag och organisationer som behandlar personuppgifter för vår räkning enligt våra instruktioner. Dessa måste följa våra krav för säkerhet i form av tekniska och organisatoriska åtgärder i samband med behandlingen och är inte tillåtna att använda personuppgifterna för andra ändamål än våra. Vi överför även dina personuppgifter till myndigheter, företag eller andra organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga, dvs. själva bestämmer ändamål och medel för behandlingen av personuppgifterna. När dina personuppgifter delas med dessa aktörer är de självständigt personuppgiftsansvariga och då gäller deras integritetspolicy och bestämmelser som deras verksamhet omfattas av. Vi delar även dina personuppgifter med tjänsteleverantörer för att fullgöra avtal gentemot dig och andra syften som framgår av denna integritetspolicy. Exempelvis delar vissa av dina personuppgifter med den tjänsteleverantören som sköter den ekonomiska förvaltningen för föreningen. Vi kan likaså komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter om vi är skyldiga att göra den enligt lag.
Var personuppgifter behandlas
Vi lagrar din information på säkra datorer och servrar. Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom Sverige och EU/EES-området. Vissa leverantörer kan ha del av sin verksamhet i länder utanför Sverige eller EU/EES (”tredje land”). Om vi tillhandahåller tjänster som kräver behandling i tredje land säkerställer vi att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES.
Hur länge sparas personuppgifter
Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för ändamålen med behandlingen. Vi sparar även dina personuppgifter för andra ändamål som rättsliga förpliktelser. För dessa ändamål spara personuppgifterna endast så länge som är nödvändigt för ändamålen eller vad som krävs enligt lag. Se mer om specifika lagringsperioderna under respektive ändamål ovan.
Dina rättigheter
Rätt till tillgång (”registerutdrag”)
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter om dig själv som bostadsrättsföreningen behandlar, inklusive ändamålen med behandlingen, de mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut, och en kopia av de personuppgifter som är under behandling. Det kostar inget att få ut denna information och kopia av personuppgifterna. Observera att om du begär tillgång till dina personuppgifter kan vi i vissa fall komma att begära ytterligare information om dig för att möjliggöra en effektiv hantering av begäran och för att säkerställa att personuppgifterna lämnas till rätt person. Detta registerutdrag skickas till din folkbokföringsadress.
Rätt till rättelse
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade. Du kan även korrigera felaktig eller icke-komplett information om dig själv genom att kontakta styrelsen.
Rätt till radering
Du har rätt att begära att få dina personuppgifter raderade. Det finns emellertid vissa begränsningar i dataskyddslagstiftningen för när du har rätt att få dina personuppgifter raderade, dessa är:
- Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de behandlas.
- Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke.
- Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för detta ändamål.
- Om du motsätter dig behandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
- Om personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt.
- Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
Vi kan likväl vägra att följa en begäran om radering när personuppgifterna behandlas av följande skäl:
- För att utöva rätten till yttrande-och informationsfrihet.
- För att uppfylla en rättslig förpliktelse.
- För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Rätt till begränsning av behandlingar
Du har rätt att kräva att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Det finns emellertid vissa begränsningar i dataskyddslagstiftningen för när du har rätt att få dina personuppgifter om något av följande alternativ är tillämpligt:
- Du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
- Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och istället begär en begränsning av deras användning.
- Vi behöver inte längre dina personuppgifter för ändamålen med behandlingarna men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk och vi begär att vi därför inte ska radera dem.
- Om du har invänt mot behandling av dina personuppgifter kan du begära begränsning av behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl till att behandlingen upphör.
Dataportabilitet
Du har att få de personuppgifter som du lämnat till oss överförd till en annan personuppgiftsansvarig i de fall behandlingarna grundar sig på ditt samtycke eller på ett avtal där du är part. En annan förutsättning är att överföringen är tekniskt möjlig.
Rätt att göra invändningar
Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på våra berättigade intressen. Du behöver i sådant fall specificera vilken behandling du invänder mot. Om du invänder mot en behandling får vi inte längre behandla personuppgifterna såvida inte vi kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten
Du har rätt att inge klagomål om vår behandling av dina personuppgifter genom att kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är ansvarig tillsynsmyndighet för tillämpningen av personuppgiftslagstiftning i Sverige.
Kontakta oss
Förfrågan angående denna integritetspolicy eller frågor angående vår behandling av dina personuppgifter kan du skicka till: styrelsen@brfmasken34.se